Діловий лист англійською мовою: зразки, поради та приклади
Ділове листування є невід’ємною частиною життя будь-якої дорослої людини. Часом від того, наскільки правильно ви складете листа, може залежати, чи отримаєте ви, наприклад, бажану посаду, укладете важливу угоду, виконаєте план продажів тощо. Саме для того, щоб ви не опинилися в такій ситуації, ми й склали цей невеличкий гайд, в якому детально розказуємо, як правильно написати офіційний лист англійською мовою.
Чому важливо вміти писати ділові листи англійською
Англійська є міжнародною мовою бізнесу, тож навички ділового листування англійською стануть вам у нагоді для ефективного спілкування з колегами, клієнтами та партнерами з різних країн. А також продемонструють ваше прагнення професійного зростання і допоможуть отримати престижну роботу із пристойним доходом.
Правила складання та форматування ділового листа
Коли ви пишете листа приятелеві чи родичеві, ви можете дозволити собі писати, як вам заманеться, достатньо хоча б бути ввічливим та привітним. А от якщо вам потрібно скласти діловий лист англійською, тут діють суворі правила.
Основні елементи офіційного листа
Незалежно від теми та призначення, офіційний лист обов’язково має містити наступні елементи:
- Дата, коли був написаний лист, та дані про адресата.
- Вітання.
- Дані отримувача.
- Основна частина.
- Заключна частина.
- Підпис.
Початок формального листа має бути ввічливим і офіційним. Обов’язково потрібно вказати ім’я отримувача листа, ваше ім’я та посаду, а також додати вітання. Можна розпочати зі слів “I am writing to…” або “I am contacting you regarding...”
Форматування
Оформлення ділового листа має бути професійним та лаконічним. Використовуйте офіційний формат – лівий відступ та вирівнювання тексту по лівому краю. Найкраще підійде формальний шрифт, такий як Times New Roman або Arial, розміром 12 пунктів.
Структуруйте листа за допомогою параграфів та, якщо це доречно, списків.
Заголовок та адреса
Заголовок листа має бути стислим, але зрозумілим, розташованим ліворуч вгорі листа та містити вашу повну адресу, включаючи поштовий індекс. Наприклад, таким чином:
- Your Name
- Your Position
- Your Company
- Address
- City, State, ZIP Code
- Country
Вступна фраза, контекст
Привітайтеся, вкажіть причину написання листа так, щоб адресатові був зрозумілий контекст. Наприклад:
Dear Mr./Ms. [Прізвище],
I am writing to inquire about the status of our recent order [номер замовлення]. As a valued customer of [назва вашої компанії], I wanted to ensure that everything is proceeding smoothly. – Шановний пане/пані! [Прізвище],
Я пишу, щоб дізнатися про статус нашого останнього замовлення [номер замовлення]. Як шановний клієнт [назва вашої компанії], я хотів переконатися, що все йде гладко.
Основна частина листа
Тут вже детально викладіть свої думки, питання або потреби. Використовуйте чітку та формальну мову. Наприклад:
I would like to request additional information regarding the delivery schedule and expected arrival date of the ordered items. Could you please provide an update on the status of the shipment? – Я хотів би отримати додаткову інформацію щодо графіка доставки та очікуваної дати прибуття замовлених товарів. Чи можете ви надати оновлену інформацію про статус відправлення?
Заключення та прощання
Завжди завершуйте лист ввічливими словами та побажаннями. Виразіть своє сподівання, висловіть вдячність або підсумуйте головні моменти листа. Використовуйте фрази на кшталт «Yours sincerely» або «Best regards», після чого підпишіться своїм іменем та посадою. Наприклад:
Thank you for your attention to this matter. I look forward to receiving your prompt response.
Yours sincerely, – Дякую за увагу до цього питання. Я з нетерпінням чекаю на вашу швидку відповідь.
Щиро Ваш,
[Ваше ім’я]
[Ваша посада]
Приклади офіційних листів англійською
Щоб ви краще зрозуміли тему, розглянемо кілька найпоширеніших варіантів ділових листів:
- Лист з проханням про співпрацю: Dear Mr. Smith, I am writing to inquire about potential collaboration opportunities between our companies… – Шановний пане Сміте, я пишу, щоб запитати про потенційні можливості співпраці між нашими компаніями…
- Лист зі скаргою: Dear Customer Service, I am writing to express my dissatisfaction with the recent product I purchased from your company…– Шановна службо підтримки клієнтів, я пишу, щоб висловити своє незадоволення продуктом, який нещодавно придбав у вашій компанії…
- Лист з подякою: Dear Ms. Johnson, I would like to express my sincere gratitude for the excellent service I received from your team… – Шановна пані Джонсон, я хотів би висловити щиру вдячність за чудове обслуговування, яке я отримав від вашої команди…
Це лише кілька прикладів формальних ділових листів англійською мовою. Варто пам’ятати, що стиль та контент листа можуть змінюватися в залежності від його конкретної мети та адресата.
