Деловое письмо на английском языке: образцы, советы и примеры
Деловая переписка является неотъемлемой частью жизни любого взрослого человека. Иногда от того, насколько правильно вы составите письмо, может зависеть, получите ли вы, например, желаемую должность, заключите важную сделку, выполните план продаж и тому подобное. Именно для того, чтобы вы не оказались в такой ситуации, мы и составили этот небольшой гайд, в котором подробно рассказываем, как правильно написать официальное письмо на английском языке.
Почему важно уметь писать деловые письма на английском
Английский является международным языком бизнеса, поэтому навыки деловой переписки на английском пригодятся вам для эффективного общения с коллегами, клиентами и партнерами из разных стран. А также продемонстрируют ваше стремление к профессиональному росту и помогут получить престижную работу с приличным доходом.
Правила составления и форматирования делового письма
Когда вы пишете письмо приятелю или родственнику, вы можете позволить себе писать, как вам заблагорассудится, достаточно хотя бы быть вежливым и приветливым. А вот если вам нужно составить деловое письмо на английском, здесь действуют строгие правила.
Основные элементы официального письма
Независимо от темы и назначения, официальное письмо обязательно должно содержать следующие элементы:
- Дата, когда было написано письмо, и данные об адресате.
- Приветствие.
- Данные получателя.
- Основная часть.
- Заключительная часть.
- Подпись.
Начало формального письма должно быть вежливым и официальным. Обязательно нужно указать имя получателя письма, ваше имя и должность, а также добавить приветствие. Можно начать со слов «I am writing to…» или «I am contacting you regarding…»
Форматирование
Оформление делового письма должно быть профессиональным и лаконичным. Используйте официальный формат — левый отступ и выравнивание текста по левому краю. Лучше всего подойдет формальный шрифт, такой как Times New Roman или Arial, размером 12 пунктов.
Структурируйте письмо с помощью параграфов и, если это уместно, списков.
Заголовок и адрес
Заголовок письма должен быть кратким, но понятным, расположенным слева вверху письма и содержать ваш полный адрес, включая почтовый индекс. Например, таким образом:
- Your Name
- Ваша должность
- Ваша компания
- Адрес
- Город, штат, ZIP код
- Страна
Вступительная фраза, контекст
Поздоровайтесь, укажите причину написания письма так, чтобы адресату был понятен контекст. Например:
Dear Mr./Ms. [Фамилия],
I am writing to inquire about the status of our recent order [номер замовлення]. As a valued customer of [название вашей компании], I wanted to ensure that everything is proceeding smoothly. – Уважаемый господин/госпожа! [Фамилия],
I am writing to inquire about the status of our recent order [номер заказа]. As a valued customer of [название вашей компании], I wanted to ensure that everything is proceeding smoothly. — Уважаемый господин/госпожа! [Фамилия],
Я пишу, чтобы узнать о статусе нашего последнего заказа [номер заказа]. Как уважаемый клиент [название вашей компании], я хотел убедиться, что все идет гладко.
Основная часть письма
Здесь уже подробно изложите свои мысли, вопросы или потребности. Используйте четкий и формальный язык. Например:
I would like to request additional information regarding the delivery schedule and expected arrival date of the ordered items. Could you please provide an update on the status of the shipment? — Я хотел бы получить дополнительную информацию относительно графика доставки и ожидаемой даты прибытия заказанных товаров. Можете ли вы предоставить обновленную информацию о статусе отправления?
Заключение и прощание
Всегда завершайте письмо вежливыми словами и пожеланиями. Выразите свои надежды, выразите благодарность или подытожите главные моменты письма. Используйте фразы вроде «Yours sincerely» или «Best regards», после чего подпишитесь своим именем и должностью. Например:
Thank you for your attention to this matter. I look forward to receiving your prompt response.
Yours sincerely, — Спасибо за внимание к этому вопросу. Я с нетерпением жду вашего быстрого ответа.
Искренне Ваш,
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Примеры официальных писем на английском
Чтобы вы лучше поняли тему, рассмотрим несколько самых распространенных вариантов деловых писем:
- Письмо с просьбой о сотрудничестве: Dear Mr. Smith, I am writing to inquire about potential collaboration opportunities between our companies… — Уважаемый господин Смит, я пишу, чтобы спросить о потенциальных возможностях сотрудничества между нашими компаниями…
- Письмо с жалобой: Dear Customer Service, I am writing to express my dissatisfaction with the recent product I purchased from your company…- Уважаемая служба поддержки клиентов, я пишу, чтобы выразить свое недовольство продуктом, который недавно приобрел в вашей компании…
- Благодарственное письмо: Dear Ms. Johnson, I would like to express my sincere gratitude for the excellent service I received from your team… — Уважаемая госпожа Джонсон, я хотел бы выразить искреннюю благодарность за отличное обслуживание, которое я получил от вашей команды…
Это лишь несколько примеров формальных деловых писем на английском языке. Стоит помнить, что стиль и контент письма могут меняться в зависимости от его конкретной цели и адресата.
